正所谓“人无全人，金无足赤”，业主委员会（以下简称“业委会”）成员大多数也都是小区兼职的业主，难免在工作期间会出现纰漏，有个别和业委会关系亲近有别有用心的人，连签名都敢伪造！

根据《武汉市业主大会和业主委员会指导规则》（武房规【2012】1号）第35条的规定，业主委员会应当建立工作档案，并在小区《业主委员会工作规则》中约定，同时，业委会也可以建立小区业委会文件管理制度。

工作档案主要包括以下资料：

1.业主大会、业委会会议记录

2.业主大会、业委会的决定

3.业主大会议事规则、管理规约、业委会工作规则和物业服务合同

4.业委会委员选举及备案资料

5.专项维修资金筹集及使用账目

6.业主及业主代表的名册

7.业主意见及建议

工作档案资料是过去工作和历史的记录，是第一手的参考资料，是考察业委会工作最有效的依据。工作档案在日常工作中形成，客观地记录了工作的真实情况，它主要包含合同、契约、决议、账目等。

另外，工作档案具有很强的法律证明力，能给业委会在处理纠纷过程中提供充分的原始凭证。

业委会必须从基础做好档案管理工作，并将档案资料保管在具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染的专门场所，指定专人保管，放置在业委会办公场所或物业服务企业在物业管理区域内的办公场所。

业主、使用人可以查阅业委会所有会议资料和上述所列的涉及自身利益的档案资料，并有权就涉及自身利益的事项向业委会进行询问，业委会应当在收到询问之日起3日内予以答复。

业委会认任期届满未换届改选的或业委会委员集体辞职的，前业委会委员应当在约定的时间内将其保管的上述档案资料交由物业所在地的街道办事处、乡（镇）人民政府、社区居委会代为保管，并做好记录。

业委会对小区建设资料档案负有保管责任，对小区业委会进给收支财务资料也负有保管责任，对业委会管理的小区公共物业经营收入负有会计保管责任，对于这些档案的真实性和完整性承担责任；造成严重后果的，应当按照档案法、会计法、刑法追究档案保管人相应的法律责任。

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文章来源：武汉市住房保障和房屋管理局

责任编辑：黄意